El correo electrónico es un ladrón del tiempo…y nosotros sus secuaces!!

Es el primer día en la oficina después de las vacaciones. Todo el mundo está con el moreno subido, con cara de sueño y gesto relajado y amable (aunque hasta en días como este, hay excepciones). Llegas a tu sitio, pruebas una contraseña  [error], pruebas de nuevo [error], pruebas la que ya sí que quieres recordar que es la correcta…[error; póngase en contacto con el administrador].

.- “Bueno  -te suelen decir cuando lo cuentas-  ¡¡eso es señal de que has desconectado!!”. 

Fuente: http://onlinelearningtips.com

Tras un S.O.S  con la cara sonrojada, un compañero de Sistemas te resuelve la incidencia (otro año más) y ya con la contraseña restaurada accedes por fín a tu equipo. Venga vamos, no está siendo tan duro; abres la agenda, el cuaderno de notas o “pila de post-it” que dejaste preparado antes de marcharte, y te pones a revisar. Empiezan a venir flashes a tu mente, nombres de proyectos, documentos, incluso alguna fecha…y entonces piensas: "Voy a abrir el correo”.

Este es uno de los momentos más peligrosos de la "vuelta al cole" porque acabas de poner en peligro el potencial productivo de la jornada (en el mejor de los casos)  ya que has abierto de par en par las puertas "al ladrón"... y empiezan a entrar correos. 

Bien, pues en este punto empecé a gestar este post, hace ya unos días.

Que el correo es uno de los mayores agujeros negros de tiempo perdido y que afecta directamente a nuestro rendimiento es un principio generalmente aceptado, como con pasa en Contabilidad. Sin embargo, y aunque es algo muy obvio, tenemos que reconocer que el correo electrónico no deja de ser una herramienta que puede ser muy útil si se sabe utilizar, pero en las manos equivocadas llega a ser bastante dañino.

Después de darle varias vueltas a la bandeja de entrada para tratar de ponerme al día, y dejar todo lo más ordenado y respondido posible, he llegado a la conclusión de que tenemos más culpa de la que nos pensamos. Si no, vamos a hacer un repaso que seguro que a mucha gente les es familiar: correos con los que hemos perdido mucho tiempo, pero que alguna vez también podemos encontrarlos en nuestras bandejas de salida.

# Correo ensayo.- con su planteamiento, nudo y desenlace; incluso algunos llevan agradecimientos y prólogo. Son estos correos extensos, interminables, que se van por las ramas y que cuando los terminas de leer necesitas volver atrás para buscar la información relevante. Requieren mucho tiempo no sólo para leer sino para detectar la información entre el relleno insulso de palabra. Tratemos de no volcar nuestro frustado "yo escritor" en los correos electrónicos que mandamos.

# Correo cadena de ocio.-  La quedada de después de verano, decidir cuánto se pone para el regalo de cumpleaños del afortunado/a de turno, o terminar de organizar el partido de pádel son algunos de los temas que motivan la creación de esas enormes cadenas de correos que suelen llevarnos bastante más tiempo leer que de responder, pero que debes repasar cada vez que alguien comparte su opinión para asegurarte que no se te ha pasado ninguna.

En este sentido las aplicaciones de mensajería instantánea (tanto internas como externas) son mucho más eficaces que el correo porque solemos ser más ágiles a la hora de responder y vamos más al grano, así que usémoslas. Y en cuanto al tema concreto de los partidos, me voy a permitir recomendaros Timpik (@timpik_com): una app desarrollada por unos jóvenes emprendedores, que funciona bastante bien y nos va a quitar muchos de estos correos.

Fuente: Todocoleccion

# Correo "Elige tu propia aventura".- este tipo de correos son como los libros que comprábamos para leer en verano en los que a medida que se iban planteando situaciones en la trama, tenías que decidir qué querías que ocurriese y en función de eso, seguir la lectura por una u otra página en busca de mil y un finales diferentes. 

En estos correos electrónicos aparecen frases como  “¿Al final qué hacemos con lo que hablamos?” o “¿Te llegó eso?”. 

Si dejamos claro sobre qué hay que decidir, o qué es lo que tenía que haber llegado, estaremos haciendo que el día sea un poquito mejor para quién recibe el correo y también será beneficioso para nosotros ya que la respuesta probablemente sea más concreta y rápida. Por otro lado, si se trata de algún tema confidencial y tienes que de dar muchas vueltas, no ser claro o hablar en clave, es probable que el correo electrónico no sea la mejor herramienta; elige otra que se adecue mejor, pero te recomiendo una de mis preferidas: el café con leche 1.0 para dos.

Si no lo hacemos, quizás el receptor elija su propia aventura...¡¡y a saber!!

# Correo te escribo, pero luego te digo… .-  estos son ya unos clásicos porque se llevan enviando desde hace mucho tiempo. ¿Qué sensación os dejan esos correos de “Quería comentarte una cosa; ahora hablamos” o “luego te llamo”?. Veamos, un mensaje sin información, no aporta valor y desde luego tampoco es algo que vaya a ayudarme con mi productividad. Por favor, adelánteme la información, y las cuestiones que trataremos en la conversación posterior (para tenerlas preparadas) o si no, espérate y luego me lo cuentas.

Hace unos meses escribía sobre cómo "robar al ladrón" ( Róbale tiempo a tu correo electrónico ) pero, además de gestionarlo como receptores, no debemos olvidar que también utilizamos el correo electrónico como emisores y por ello tenemos que ser capaces de valorar antes de ponernos a enviar correos a discreción si es el medio adecuado para la comunicación que queremos hacer, y si fuese así, asegurarnos que el mensaje está completo sin que le falte nada esencial pero sin pasarnos "de su precio justo". 

Así que para que la productividad de todos salga ganando sigue el conocido consejo de “No mandes a los demás el email que no te gustaría que te mandaran a tí”.

"Cuando existe respeto por uno mismo y por los demás, 
la comunicación se hace más fácil."

Rooder Fifighti

#mañanamasymejor