El correo electrónico es un ladrón del tiempo…y nosotros sus secuaces!!

Es el primer día en la oficina después de las vacaciones. Todo el mundo está con el moreno subido, con cara de sueño y gesto relajado y amable (aunque hasta en días como este, hay excepciones). Llegas a tu sitio, pruebas una contraseña  [error], pruebas de nuevo [error], pruebas la que ya sí que quieres recordar que es la correcta…[error; póngase en contacto con el administrador].

.- “Bueno  -te suelen decir cuando lo cuentas-  ¡¡eso es señal de que has desconectado!!”. 

Fuente: http://onlinelearningtips.com

Tras un S.O.S  con la cara sonrojada, un compañero de Sistemas te resuelve la incidencia (otro año más) y ya con la contraseña restaurada accedes por fín a tu equipo. Venga vamos, no está siendo tan duro; abres la agenda, el cuaderno de notas o “pila de post-it” que dejaste preparado antes de marcharte, y te pones a revisar. Empiezan a venir flashes a tu mente, nombres de proyectos, documentos, incluso alguna fecha…y entonces piensas: "Voy a abrir el correo”.

Este es uno de los momentos más peligrosos de la "vuelta al cole" porque acabas de poner en peligro el potencial productivo de la jornada (en el mejor de los casos)  ya que has abierto de par en par las puertas "al ladrón"... y empiezan a entrar correos. 

Bien, pues en este punto empecé a gestar este post, hace ya unos días.

Que el correo es uno de los mayores agujeros negros de tiempo perdido y que afecta directamente a nuestro rendimiento es un principio generalmente aceptado, como con pasa en Contabilidad. Sin embargo, y aunque es algo muy obvio, tenemos que reconocer que el correo electrónico no deja de ser una herramienta que puede ser muy útil si se sabe utilizar, pero en las manos equivocadas llega a ser bastante dañino.

Después de darle varias vueltas a la bandeja de entrada para tratar de ponerme al día, y dejar todo lo más ordenado y respondido posible, he llegado a la conclusión de que tenemos más culpa de la que nos pensamos. Si no, vamos a hacer un repaso que seguro que a mucha gente les es familiar: correos con los que hemos perdido mucho tiempo, pero que alguna vez también podemos encontrarlos en nuestras bandejas de salida.

# Correo ensayo.- con su planteamiento, nudo y desenlace; incluso algunos llevan agradecimientos y prólogo. Son estos correos extensos, interminables, que se van por las ramas y que cuando los terminas de leer necesitas volver atrás para buscar la información relevante. Requieren mucho tiempo no sólo para leer sino para detectar la información entre el relleno insulso de palabra. Tratemos de no volcar nuestro frustado "yo escritor" en los correos electrónicos que mandamos.

# Correo cadena de ocio.-  La quedada de después de verano, decidir cuánto se pone para el regalo de cumpleaños del afortunado/a de turno, o terminar de organizar el partido de pádel son algunos de los temas que motivan la creación de esas enormes cadenas de correos que suelen llevarnos bastante más tiempo leer que de responder, pero que debes repasar cada vez que alguien comparte su opinión para asegurarte que no se te ha pasado ninguna.

En este sentido las aplicaciones de mensajería instantánea (tanto internas como externas) son mucho más eficaces que el correo porque solemos ser más ágiles a la hora de responder y vamos más al grano, así que usémoslas. Y en cuanto al tema concreto de los partidos, me voy a permitir recomendaros Timpik (@timpik_com): una app desarrollada por unos jóvenes emprendedores, que funciona bastante bien y nos va a quitar muchos de estos correos.

Fuente: Todocoleccion

# Correo "Elige tu propia aventura".- este tipo de correos son como los libros que comprábamos para leer en verano en los que a medida que se iban planteando situaciones en la trama, tenías que decidir qué querías que ocurriese y en función de eso, seguir la lectura por una u otra página en busca de mil y un finales diferentes. 

En estos correos electrónicos aparecen frases como  “¿Al final qué hacemos con lo que hablamos?” o “¿Te llegó eso?”. 

Si dejamos claro sobre qué hay que decidir, o qué es lo que tenía que haber llegado, estaremos haciendo que el día sea un poquito mejor para quién recibe el correo y también será beneficioso para nosotros ya que la respuesta probablemente sea más concreta y rápida. Por otro lado, si se trata de algún tema confidencial y tienes que de dar muchas vueltas, no ser claro o hablar en clave, es probable que el correo electrónico no sea la mejor herramienta; elige otra que se adecue mejor, pero te recomiendo una de mis preferidas: el café con leche 1.0 para dos.

Si no lo hacemos, quizás el receptor elija su propia aventura...¡¡y a saber!!

# Correo te escribo, pero luego te digo… .-  estos son ya unos clásicos porque se llevan enviando desde hace mucho tiempo. ¿Qué sensación os dejan esos correos de “Quería comentarte una cosa; ahora hablamos” o “luego te llamo”?. Veamos, un mensaje sin información, no aporta valor y desde luego tampoco es algo que vaya a ayudarme con mi productividad. Por favor, adelánteme la información, y las cuestiones que trataremos en la conversación posterior (para tenerlas preparadas) o si no, espérate y luego me lo cuentas.

Hace unos meses escribía sobre cómo "robar al ladrón" ( Róbale tiempo a tu correo electrónico ) pero, además de gestionarlo como receptores, no debemos olvidar que también utilizamos el correo electrónico como emisores y por ello tenemos que ser capaces de valorar antes de ponernos a enviar correos a discreción si es el medio adecuado para la comunicación que queremos hacer, y si fuese así, asegurarnos que el mensaje está completo sin que le falte nada esencial pero sin pasarnos "de su precio justo". 

Así que para que la productividad de todos salga ganando sigue el conocido consejo de “No mandes a los demás el email que no te gustaría que te mandaran a tí”.

"Cuando existe respeto por uno mismo y por los demás, 
la comunicación se hace más fácil."

Rooder Fifighti

#mañanamasymejor 

Argumentos cómodos para no salir de tu zona de confort.

La "zona de confort" es esa parcela de nuestro día a día en la que nos encontramos cómodos, el entorno que controlamos y en el que se encuentran las cosas que conocemos. Representa ese margen en el que podemos movernos sin hacer ningún tipo de esfuerzo porque estamos habituados a hacerlo. Hay personas que se encuentran tan cómodas dentro de su zona de confort que vive sin salirse de ella (ni tan siquiera se lo llegan a plantear), y en esencia no creo que sea algo bueno ni malo, sino que depende de los objetivos, las ambiciones y las prioridades que cada cuál tenga en su vida. Aplicado al mundo laboral podríamos identificar la zona de confort con el trabajo que controlamos y que llevamos a cabo de manera rutinaria, con un horario en el que tenemos encajado cada momento, con un@s compañer@s y superiores que conocemos, y con una responsabilidad que no sobrepasa la que queremos.

Sin embargo, hay un tipo de "acomodado" que no es nada beneficioso para las empresas por los daños colaterales que puede causar; es el "acomodado incómodo".  Suele ser una persona insegura, reactiva, con miedo al cambio, con escasa ambición y demasiados prejuicios, y cuyo reto diario es imitar la jornada del día anterior con la menor variación posible. Pero bueno, entonces ¿por qué se trata de un perfil poco recomendable para las organizaciones? Pues porque además de ser personas que se limitan a dar lo justo, a coger el camino fácil, a replicar lo hecho y de las que no puedes esperar un gran compromiso, suelen tener un especial interés en extender su conformismo y mediocridad entre el personal de su equipo de trabajo, departamento, división o unidad. 

Desde que empecé a trabajar, me he topado con algunas personas que vivían totalmente acomodadas, con más o menos edad, en diferentes puestos y departamentos, y he ido recopilando algunos de los argumentos que suelen utilizar cuando pretenden contagiar su nula ambición, sus tristes perspectivas y sus miedos. Por suerte, he trabajado y trabajo con otras personas que son ambiciosas, soñadoras, que empiezan el día con una sonrisa y no se la quitan por dura que sea la jornada, trabajadoras, inspiradoras y apasionadas, grandes "doers" (como diría Isra García) de las que no he dejado de aprender cómo combatir esos llamamientos a caer en la rutina más triste, pobre e improductiva. Os dejo algunos (excusas) argumentos que suelen utilizar los primeros para que podáis identificarles, y algunas ideas y reflexiones de los segundos para ver por qué no debemos hacerles caso: 

1.- "Aquí lo mejor es pasar desapercibido..."

Es poco recomendable entrar como un elefante en una cacharrería el primer día de trabajo, pero no se puede (debería) dejar de ser uno mismo por intentar pasar desapercibido. Me parece muy injusto que se asocie el "llamar la atención" solo con algo negativo, porque admiro a muchas personas que lo hacen por ejemplo por encontrar soluciones, por ser humildes, por sorprender con su creatividad, por trabajar sin descanso hasta conseguir los objetivos que se marcan, por ayudarte sin esperar nada a cambio, por anteponer el bien común al particular, por ser valientes y no disfrazar las verdades, por conseguir sacarte una sonrisa en un mal día, etc.  Así que deja de pasar desapercibido, demuestra de lo que eres capaz y destaca por tu honradez, por tu buen trabajo, por ayudar y compartir; de esta manera, lograrás hacerte un hueco en el día a día, en la mente y en el corazón de tus compañer@s. 

2.- "Esto siempre se ha hecho así..."

Todo evoluciona rápidamente, los tiempos cambian y las personas, la tecnología y las organizaciones también, por eso esta afirmación hace tiempo que dejó de ser una razón, para pasar a ser una excusa. Si vivimos en un entorno en constante evolución, hay que plantear nuevos enfoques, innovar y afrontar el trabajo desde nuevas perspectivas para adaptarse; y esto no es algo nuevo que se haya puesto de moda, sino que un tal Darwin ya lo recogía en su Teoría de la Selección Natural.

Subirse al carro de las nuevas tecnologías, reaprender a hacer algunas tareas que se tenían automatizadas, adquirir nuevos conocimientos, adaptarse a nuevos sistemas de trabajo, y en general, cualquier cambio supone esfuerzo y crea incertidumbre, pero no afrontar el trabajo como un apasionante camino lleno de retos que superar cada día es perder el timón de tu futuro, y dejar de ser actor de tu vida para pasar a ser un mero espectador de todo lo que pasa a tu alrededor.

3.- "¡Oye! que no vas heredar la empresa ..."

Posiblemente te digan esto susurrando al oído, y abrazándote por el hombro haciéndote sentir que te acaban de dar un gran consejo de infinito valor que algún día, además, tendrás que agradecerles que te dieran. Es habitual que aprovechen las primeras semanas de trabajo, cuando aún no les conoces y aún estás aterrizando en la empresa; si no, ya lo vuelven a intentarlo cuando te ven como una amenaza en la empresa porque puedes dejar al descubierto su posición. 

En cualquier caso no te preocupes, es más, no se lo tengas demasiado en cuenta; creo que estos casos, a las personas acomodadas les puede el miedo de enfrentarse a su mediocridad cuando reconocen la ilusión, energía y esfuerzo de los demás.

4.- "Limítate a hacer lo que te diga tu jefe..."

Es también otra de las frases de manual que suelen utilizar los acomodados incómodos. Es cierto que de esta manera se vive bien: haz esto, no cuestiones, no te metas en nada, incluso no preguntes, hazlo y punto. No pienses, y si tienes algo que aportar aunque sea interesante, ahórratelo porque los jefes están para mandar ponerse medallas y el resto para obedecer, y si pasa algo, ya verán qué hacer. No es tu problema.

Responde con un irónico "Señor, sí, señor!!" o "Señora, sí, señora!!" y da media vuelta. Nunca permitas que nadie pueda decirte que no has hecho el trabajo que tienes encomendado, pero tampoco te permitas a tí mism@ quedarte en lo justo, en el 5 "raspao"; cumple con lo tuyo, pero trata de llegar un poco más allá. Comparte ideas, recoge sugerencias, acepta críticas,  corrige, sé proactivo y aprende de tus responsables, de tu equipo y tus compañer@s. No te pares.

5.- "No te metas en el trabajo de nadie, y nadie se meterá en el tuyo..."

Esta suele venir justo a continuación de la excusa afirmación anterior, para intentar reforzarla en un intento fallido de ganar contundencia argumental. Pues bien, resulta que no es más que otra excusa barata de alguien que no quiere salirse de su zona de confort...que te lo digo yo.

Siempre que tengas oportunidad trata de compartir tiempo y trabajo con otras personas de tu organización y de fuera de ella; interésate por conocer su visión de tu trabajo, y haz tú también lo mismo con el suyo. Conoce lo que hacen otros departamentos, intenta aprender de tus compañer@s y si puedes colabora y  ayúdales. Sentirás cómo creces con ell@s, y como crecen contigo.

Asiéntate en el aprendizaje constante, en la superación y el trabajo, y no dejes de compartir con las personas que tienes a tu alrededor. Ponte objetivos ambiciosos, esfuérzate por conseguirlos y amplía  tu zona de confort, porque si a base de evitar los retos y no querer destacar por las cosas buenas que sabes hacer (o que podrías llegar a hacer) llegas a convertirte en uno más, entonces serás alguien que ha dejado de aportar valor, te habrás vuelto prescindible, y habrás perdido...igual que esa persona que te susurró al oído.

"No se puede poner límite a algo; 

cuanto más sueñes, más lejos llegarás."

Michael Phelps

#mañanamasymejor 

Róbale tiempo a tu correo.

Creo que la mayoría vamos a coincidir en que uno de los mayores "ladrones del tiempo" en nuestro día a día es el correo electrónico. Ya sea por el uso desmesurado que a veces hacemos de él o por la mala gestión, la cuestión es que no es extraño escuchar y/o decir cosas como "sí que me ha llegado, pero no lo he leído" , "a ver si localizo el correo..." o "lo leí, pero no pude responderte en el momento y se me pasó...". 

Pues bien, desde que estuve escuchando a Luís Suárez (@elsua) hace unos meses en el #e20biz, y tras la suerte de charlar luego con él e intercambiar impresiones, me propuse hacer algo que suele estar en la lista de buenas intenciones a principio de curso, y que luego pasa a estar en la de tareas pendientes; me refiero a lo que se vendería como un trabajo de reingeniería del proceso de gestión de la mensajería instantánea, es decir a organizar mi buzón de correo electrónico.

Me hice entonces el firme propósito de reducir el tiempo que me "robaba" el correo, y después de un periodo de pruebas y entrenamiento, he llegado a reducir considerablemente el tiempo que dedico a esta tarea. No se trata de un novedoso método salido de ninguna escuela de negocio, simplemente quiero compartir algunos rutinas que he incorporado a mi día a día, y que me han ayudado a ser más eficiente. 

.- Elige tu momento. Para empezar, cuando llego a la oficina a primera hora (tanto por la mañana, como después de comer) dedico un tiempo a leer los correos nuevos, organizarlos, anotar el trabajo que voy a tener que hacer en relación a éstos y priorizarlos para su posterior respuesta. Lo normal es que no me lleve más de 15 minutos, pero tanto el tiempo, como los momentos van a depender de cada persona; la cuestión es elegir dos o tres momentos en la jornada para revisar por sistema la bandeja de entrada o los correos pendientes. ¿Cuáles son los mejores? Encontrarlos es tarea de cada un@. En una primera leída trato de contestar aquellos correos que requieran una respuesta corta, precisa y que no me suponga mucho tiempo (del tipo "confírmame que la reunión es el día tal..." o "¿podrías pasarme el enlace de aquel documento...?") . De esta manera, ya voy despejando el panorama. 

Evidentemente, estoy hablando de los correos ordinarios, de los normales que recibimos en el día a día; cuando un responsable directo, te manda un correo solicitándote un trabajo, un documento o una información de manera inmediata (que son esas veces que te hacen pensar que la supervivencia del planeta depende de la respuesta que tienes que dar) , me hago cargo sobre la marcha ya que tienen esa etiqueta de 'excepción', que confirma esta regla.

.- Un sitio para cada cosa, y cada correo en su sitio. Es así de simple y así de complejo a la vez. Esto que se hace habitualmente con los papeles de encima de la mesa y con los cajones, y ya algo más de vez en cuando con el escritorio del ordenador (según dicen por ahí...) lo he hecho también con las carpetas del correo. Una buena estructura de carpetas es una fuente de ahorro de tiempo, primero a la hora de clasificar los correos, y segundo y para mí más importante, cuando tengo que localizar correos antiguos. He de decir que ya tenía algo de trabajo hecho, pero re-clasificar las carpetas por proyectos y años, por grupos de trabajo, o incluso por personas concretas, me ha servido para "podar" ese árbol de carpetas que había crecido salvaje y desestructuradamente. Otra cuestión a tener en cuenta es la utilización de las reglas o condiciones para que los correos de un remitente o con un asunto determinado se guarden directamente en una carpeta concreta; en este punto he de reconocer que tengo la manía de verlos todos desde la bandeja de entrada y luego clasificarlos (para gustos..., ya se sabe).

.- Para reconocerlos, hazlos diferentes. Hace algún tiempo, mis correos se dividían en leídos y no leídos; así de simple. Y a pesar de que para algunas personas esto puede ser más que suficiente, sin embargo a medio plazo, yo me he ahorrado mucho tiempo en buscar correos con las marcas que se pueden realizar, ya sea en forma de etiquetas, banderitas o colores. Por ejemplo, los correos marcados con un determinado color, tienen que ver con una parte de un informe periódico que tengo que hacer dentro de un grupo de trabajo, pero que me interesa tener localizados dentro de la carpeta de dicho proyecto el cuál genera una gran cantidad de correos. Se podría comparar de alguna manera con los apuntes de la carrera; solían estar por temas, por asignaturas, o por cuatrimestres, pero detrás del separador verde estaban los casos prácticos de "Gestión de RRHH" y detrás del rojo estaban los de teoría de la asignatura de "Marketing".

 .- Busca el buscador...ese gran olvidado. Se trata de una herramienta que también nos puede ayudar a minimizar el tiempo que dedicamos al correo electrónico, tanto en el trabajo como de manera personal, y que en ocasiones no explotamos todo lo que podríamos. Aunque ya cuando tenemos cualquier duda, solemos googlear para buscar una respuesta, parece que dentro de nuestro gestor de correo esa tendencia no es tan habitual. Es bastante frecuente encontrar a gente ejercitando sus dedos índices en unos ejercicios de scroll interminables, cuando los gestores de correo ofrecen ya opciones de búsqueda avanzada bastante interesantes. 

.- El correo electrónico no siempre es la mejor opción. Afortunadamente (o no, según a quién se pregunte) cada día tenemos más alternativas para comunicarnos que podríamos utilizar para reducir la cantidad de mails que enviamos/recibimos. Cuando se trata de alguna incidencia, utilizo un gestor interno destinado para ello, pero no machaco con el correo (es como si cuando pides una pizza por Internet, enviases un mail para asegurarte que han recibido el pedido). Para las preguntas concretas, de sí o no, o sencillas de responder siempre utilizo la mensajería instantánea, que es rápida y en la que se tiende a ser escueto. Para los equipos de trabajo, es también muy útil y práctico el uso de los documentos compartidos, bien en carpetas internas, o utilizar GoogleDocs/Drive o Dropbox; de esta manera se evitan cadenas de envíos a la hora de revisión de documentos, por ejemplo. 

En fin, espero que estas ideas puedan ayudar a alguien en su día a día; en mi caso, poco a poco estoy consiguiendo disminuir el tiempo que dedico a la gestión de mi correo, y además de invertir menos tiempo, compruebo que localizar correos o rescatar archivos me cuesta menos trabajo. Al principio, puede llegar a ser un poco tedioso el organizar mails antiguos, fijarse una rutina de revisión del correo, acostumbrarse a enviar enlaces en lugar de adjuntar archivos...pero en muy poco tiempo, veréis cómo notáis la diferencia. Y si a alguien tiene algo que nos pueda ayudar...siempre será bien recibido. 

"La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías

en hablar de los problemas que en afrontarlos."

Henry Ford.

#mañanamasymejor