El correo electrónico es un ladrón del tiempo…y nosotros sus secuaces!!

Es el primer día en la oficina después de las vacaciones. Todo el mundo está con el moreno subido, con cara de sueño y gesto relajado y amable (aunque hasta en días como este, hay excepciones). Llegas a tu sitio, pruebas una contraseña  [error], pruebas de nuevo [error], pruebas la que ya sí que quieres recordar que es la correcta…[error; póngase en contacto con el administrador].

.- “Bueno  -te suelen decir cuando lo cuentas-  ¡¡eso es señal de que has desconectado!!”. 

Fuente: http://onlinelearningtips.com

Tras un S.O.S  con la cara sonrojada, un compañero de Sistemas te resuelve la incidencia (otro año más) y ya con la contraseña restaurada accedes por fín a tu equipo. Venga vamos, no está siendo tan duro; abres la agenda, el cuaderno de notas o “pila de post-it” que dejaste preparado antes de marcharte, y te pones a revisar. Empiezan a venir flashes a tu mente, nombres de proyectos, documentos, incluso alguna fecha…y entonces piensas: "Voy a abrir el correo”.

Este es uno de los momentos más peligrosos de la "vuelta al cole" porque acabas de poner en peligro el potencial productivo de la jornada (en el mejor de los casos)  ya que has abierto de par en par las puertas "al ladrón"... y empiezan a entrar correos. 

Bien, pues en este punto empecé a gestar este post, hace ya unos días.

Que el correo es uno de los mayores agujeros negros de tiempo perdido y que afecta directamente a nuestro rendimiento es un principio generalmente aceptado, como con pasa en Contabilidad. Sin embargo, y aunque es algo muy obvio, tenemos que reconocer que el correo electrónico no deja de ser una herramienta que puede ser muy útil si se sabe utilizar, pero en las manos equivocadas llega a ser bastante dañino.

Después de darle varias vueltas a la bandeja de entrada para tratar de ponerme al día, y dejar todo lo más ordenado y respondido posible, he llegado a la conclusión de que tenemos más culpa de la que nos pensamos. Si no, vamos a hacer un repaso que seguro que a mucha gente les es familiar: correos con los que hemos perdido mucho tiempo, pero que alguna vez también podemos encontrarlos en nuestras bandejas de salida.

# Correo ensayo.- con su planteamiento, nudo y desenlace; incluso algunos llevan agradecimientos y prólogo. Son estos correos extensos, interminables, que se van por las ramas y que cuando los terminas de leer necesitas volver atrás para buscar la información relevante. Requieren mucho tiempo no sólo para leer sino para detectar la información entre el relleno insulso de palabra. Tratemos de no volcar nuestro frustado "yo escritor" en los correos electrónicos que mandamos.

# Correo cadena de ocio.-  La quedada de después de verano, decidir cuánto se pone para el regalo de cumpleaños del afortunado/a de turno, o terminar de organizar el partido de pádel son algunos de los temas que motivan la creación de esas enormes cadenas de correos que suelen llevarnos bastante más tiempo leer que de responder, pero que debes repasar cada vez que alguien comparte su opinión para asegurarte que no se te ha pasado ninguna.

En este sentido las aplicaciones de mensajería instantánea (tanto internas como externas) son mucho más eficaces que el correo porque solemos ser más ágiles a la hora de responder y vamos más al grano, así que usémoslas. Y en cuanto al tema concreto de los partidos, me voy a permitir recomendaros Timpik (@timpik_com): una app desarrollada por unos jóvenes emprendedores, que funciona bastante bien y nos va a quitar muchos de estos correos.

Fuente: Todocoleccion

# Correo "Elige tu propia aventura".- este tipo de correos son como los libros que comprábamos para leer en verano en los que a medida que se iban planteando situaciones en la trama, tenías que decidir qué querías que ocurriese y en función de eso, seguir la lectura por una u otra página en busca de mil y un finales diferentes. 

En estos correos electrónicos aparecen frases como  “¿Al final qué hacemos con lo que hablamos?” o “¿Te llegó eso?”. 

Si dejamos claro sobre qué hay que decidir, o qué es lo que tenía que haber llegado, estaremos haciendo que el día sea un poquito mejor para quién recibe el correo y también será beneficioso para nosotros ya que la respuesta probablemente sea más concreta y rápida. Por otro lado, si se trata de algún tema confidencial y tienes que de dar muchas vueltas, no ser claro o hablar en clave, es probable que el correo electrónico no sea la mejor herramienta; elige otra que se adecue mejor, pero te recomiendo una de mis preferidas: el café con leche 1.0 para dos.

Si no lo hacemos, quizás el receptor elija su propia aventura...¡¡y a saber!!

# Correo te escribo, pero luego te digo… .-  estos son ya unos clásicos porque se llevan enviando desde hace mucho tiempo. ¿Qué sensación os dejan esos correos de “Quería comentarte una cosa; ahora hablamos” o “luego te llamo”?. Veamos, un mensaje sin información, no aporta valor y desde luego tampoco es algo que vaya a ayudarme con mi productividad. Por favor, adelánteme la información, y las cuestiones que trataremos en la conversación posterior (para tenerlas preparadas) o si no, espérate y luego me lo cuentas.

Hace unos meses escribía sobre cómo "robar al ladrón" ( Róbale tiempo a tu correo electrónico ) pero, además de gestionarlo como receptores, no debemos olvidar que también utilizamos el correo electrónico como emisores y por ello tenemos que ser capaces de valorar antes de ponernos a enviar correos a discreción si es el medio adecuado para la comunicación que queremos hacer, y si fuese así, asegurarnos que el mensaje está completo sin que le falte nada esencial pero sin pasarnos "de su precio justo". 

Así que para que la productividad de todos salga ganando sigue el conocido consejo de “No mandes a los demás el email que no te gustaría que te mandaran a tí”.

"Cuando existe respeto por uno mismo y por los demás, 
la comunicación se hace más fácil."

Rooder Fifighti

#mañanamasymejor 

Róbale tiempo a tu correo.

Creo que la mayoría vamos a coincidir en que uno de los mayores "ladrones del tiempo" en nuestro día a día es el correo electrónico. Ya sea por el uso desmesurado que a veces hacemos de él o por la mala gestión, la cuestión es que no es extraño escuchar y/o decir cosas como "sí que me ha llegado, pero no lo he leído" , "a ver si localizo el correo..." o "lo leí, pero no pude responderte en el momento y se me pasó...". 

Pues bien, desde que estuve escuchando a Luís Suárez (@elsua) hace unos meses en el #e20biz, y tras la suerte de charlar luego con él e intercambiar impresiones, me propuse hacer algo que suele estar en la lista de buenas intenciones a principio de curso, y que luego pasa a estar en la de tareas pendientes; me refiero a lo que se vendería como un trabajo de reingeniería del proceso de gestión de la mensajería instantánea, es decir a organizar mi buzón de correo electrónico.

Me hice entonces el firme propósito de reducir el tiempo que me "robaba" el correo, y después de un periodo de pruebas y entrenamiento, he llegado a reducir considerablemente el tiempo que dedico a esta tarea. No se trata de un novedoso método salido de ninguna escuela de negocio, simplemente quiero compartir algunos rutinas que he incorporado a mi día a día, y que me han ayudado a ser más eficiente. 

.- Elige tu momento. Para empezar, cuando llego a la oficina a primera hora (tanto por la mañana, como después de comer) dedico un tiempo a leer los correos nuevos, organizarlos, anotar el trabajo que voy a tener que hacer en relación a éstos y priorizarlos para su posterior respuesta. Lo normal es que no me lleve más de 15 minutos, pero tanto el tiempo, como los momentos van a depender de cada persona; la cuestión es elegir dos o tres momentos en la jornada para revisar por sistema la bandeja de entrada o los correos pendientes. ¿Cuáles son los mejores? Encontrarlos es tarea de cada un@. En una primera leída trato de contestar aquellos correos que requieran una respuesta corta, precisa y que no me suponga mucho tiempo (del tipo "confírmame que la reunión es el día tal..." o "¿podrías pasarme el enlace de aquel documento...?") . De esta manera, ya voy despejando el panorama. 

Evidentemente, estoy hablando de los correos ordinarios, de los normales que recibimos en el día a día; cuando un responsable directo, te manda un correo solicitándote un trabajo, un documento o una información de manera inmediata (que son esas veces que te hacen pensar que la supervivencia del planeta depende de la respuesta que tienes que dar) , me hago cargo sobre la marcha ya que tienen esa etiqueta de 'excepción', que confirma esta regla.

.- Un sitio para cada cosa, y cada correo en su sitio. Es así de simple y así de complejo a la vez. Esto que se hace habitualmente con los papeles de encima de la mesa y con los cajones, y ya algo más de vez en cuando con el escritorio del ordenador (según dicen por ahí...) lo he hecho también con las carpetas del correo. Una buena estructura de carpetas es una fuente de ahorro de tiempo, primero a la hora de clasificar los correos, y segundo y para mí más importante, cuando tengo que localizar correos antiguos. He de decir que ya tenía algo de trabajo hecho, pero re-clasificar las carpetas por proyectos y años, por grupos de trabajo, o incluso por personas concretas, me ha servido para "podar" ese árbol de carpetas que había crecido salvaje y desestructuradamente. Otra cuestión a tener en cuenta es la utilización de las reglas o condiciones para que los correos de un remitente o con un asunto determinado se guarden directamente en una carpeta concreta; en este punto he de reconocer que tengo la manía de verlos todos desde la bandeja de entrada y luego clasificarlos (para gustos..., ya se sabe).

.- Para reconocerlos, hazlos diferentes. Hace algún tiempo, mis correos se dividían en leídos y no leídos; así de simple. Y a pesar de que para algunas personas esto puede ser más que suficiente, sin embargo a medio plazo, yo me he ahorrado mucho tiempo en buscar correos con las marcas que se pueden realizar, ya sea en forma de etiquetas, banderitas o colores. Por ejemplo, los correos marcados con un determinado color, tienen que ver con una parte de un informe periódico que tengo que hacer dentro de un grupo de trabajo, pero que me interesa tener localizados dentro de la carpeta de dicho proyecto el cuál genera una gran cantidad de correos. Se podría comparar de alguna manera con los apuntes de la carrera; solían estar por temas, por asignaturas, o por cuatrimestres, pero detrás del separador verde estaban los casos prácticos de "Gestión de RRHH" y detrás del rojo estaban los de teoría de la asignatura de "Marketing".

 .- Busca el buscador...ese gran olvidado. Se trata de una herramienta que también nos puede ayudar a minimizar el tiempo que dedicamos al correo electrónico, tanto en el trabajo como de manera personal, y que en ocasiones no explotamos todo lo que podríamos. Aunque ya cuando tenemos cualquier duda, solemos googlear para buscar una respuesta, parece que dentro de nuestro gestor de correo esa tendencia no es tan habitual. Es bastante frecuente encontrar a gente ejercitando sus dedos índices en unos ejercicios de scroll interminables, cuando los gestores de correo ofrecen ya opciones de búsqueda avanzada bastante interesantes. 

.- El correo electrónico no siempre es la mejor opción. Afortunadamente (o no, según a quién se pregunte) cada día tenemos más alternativas para comunicarnos que podríamos utilizar para reducir la cantidad de mails que enviamos/recibimos. Cuando se trata de alguna incidencia, utilizo un gestor interno destinado para ello, pero no machaco con el correo (es como si cuando pides una pizza por Internet, enviases un mail para asegurarte que han recibido el pedido). Para las preguntas concretas, de sí o no, o sencillas de responder siempre utilizo la mensajería instantánea, que es rápida y en la que se tiende a ser escueto. Para los equipos de trabajo, es también muy útil y práctico el uso de los documentos compartidos, bien en carpetas internas, o utilizar GoogleDocs/Drive o Dropbox; de esta manera se evitan cadenas de envíos a la hora de revisión de documentos, por ejemplo. 

En fin, espero que estas ideas puedan ayudar a alguien en su día a día; en mi caso, poco a poco estoy consiguiendo disminuir el tiempo que dedico a la gestión de mi correo, y además de invertir menos tiempo, compruebo que localizar correos o rescatar archivos me cuesta menos trabajo. Al principio, puede llegar a ser un poco tedioso el organizar mails antiguos, fijarse una rutina de revisión del correo, acostumbrarse a enviar enlaces en lugar de adjuntar archivos...pero en muy poco tiempo, veréis cómo notáis la diferencia. Y si a alguien tiene algo que nos pueda ayudar...siempre será bien recibido. 

"La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías

en hablar de los problemas que en afrontarlos."

Henry Ford.

#mañanamasymejor