Creo que la mayoría vamos a coincidir en que uno de los mayores "ladrones del tiempo" en nuestro día a día es el correo electrónico. Ya sea por el uso desmesurado que a veces hacemos de él o por la mala gestión, la cuestión es que no es extraño escuchar y/o decir cosas como "sí que me ha llegado, pero no lo he leído" , "a ver si localizo el correo..." o "lo leí, pero no pude responderte en el momento y se me pasó...".
Pues bien, desde que estuve escuchando a Luís Suárez (@elsua) hace unos meses en el #e20biz, y tras la suerte de charlar luego con él e intercambiar impresiones, me propuse hacer algo que suele estar en la lista de buenas intenciones a principio de curso, y que luego pasa a estar en la de tareas pendientes; me refiero a lo que se vendería como un trabajo de reingeniería del proceso de gestión de la mensajería instantánea, es decir a organizar mi buzón de correo electrónico.
Me hice entonces el firme propósito de reducir el tiempo que me "robaba" el correo, y después de un periodo de pruebas y entrenamiento, he llegado a reducir considerablemente el tiempo que dedico a esta tarea. No se trata de un novedoso método salido de ninguna escuela de negocio, simplemente quiero compartir algunos rutinas que he incorporado a mi día a día, y que me han ayudado a ser más eficiente.
.- Elige tu momento. Para empezar, cuando llego a la oficina a primera hora (tanto por la mañana, como después de comer) dedico un tiempo a leer los correos nuevos, organizarlos, anotar el trabajo que voy a tener que hacer en relación a éstos y priorizarlos para su posterior respuesta. Lo normal es que no me lleve más de 15 minutos, pero tanto el tiempo, como los momentos van a depender de cada persona; la cuestión es elegir dos o tres momentos en la jornada para revisar por sistema la bandeja de entrada o los correos pendientes. ¿Cuáles son los mejores? Encontrarlos es tarea de cada un@. En una primera leída trato de contestar aquellos correos que requieran una respuesta corta, precisa y que no me suponga mucho tiempo (del tipo "confírmame que la reunión es el día tal..." o "¿podrías pasarme el enlace de aquel documento...?") . De esta manera, ya voy despejando el panorama.
Evidentemente, estoy hablando de los correos ordinarios, de los normales que recibimos en el día a día; cuando un responsable directo, te manda un correo solicitándote un trabajo, un documento o una información de manera inmediata (que son esas veces que te hacen pensar que la supervivencia del planeta depende de la respuesta que tienes que dar) , me hago cargo sobre la marcha ya que tienen esa etiqueta de 'excepción', que confirma esta regla.
.- Un sitio para cada cosa, y cada correo en su sitio. Es así de simple y así de complejo a la vez. Esto que se hace habitualmente con los papeles de encima de la mesa y con los cajones, y ya algo más de vez en cuando con el escritorio del ordenador (según dicen por ahí...) lo he hecho también con las carpetas del correo. Una buena estructura de carpetas es una fuente de ahorro de tiempo, primero a la hora de clasificar los correos, y segundo y para mí más importante, cuando tengo que localizar correos antiguos. He de decir que ya tenía algo de trabajo hecho, pero re-clasificar las carpetas por proyectos y años, por grupos de trabajo, o incluso por personas concretas, me ha servido para "podar" ese árbol de carpetas que había crecido salvaje y desestructuradamente. Otra cuestión a tener en cuenta es la utilización de las reglas o condiciones para que los correos de un remitente o con un asunto determinado se guarden directamente en una carpeta concreta; en este punto he de reconocer que tengo la manía de verlos todos desde la bandeja de entrada y luego clasificarlos (para gustos..., ya se sabe).
.- Para reconocerlos, hazlos diferentes. Hace algún tiempo, mis correos se dividían en leídos y no leídos; así de simple. Y a pesar de que para algunas personas esto puede ser más que suficiente, sin embargo a medio plazo, yo me he ahorrado mucho tiempo en buscar correos con las marcas que se pueden realizar, ya sea en forma de etiquetas, banderitas o colores. Por ejemplo, los correos marcados con un determinado color, tienen que ver con una parte de un informe periódico que tengo que hacer dentro de un grupo de trabajo, pero que me interesa tener localizados dentro de la carpeta de dicho proyecto el cuál genera una gran cantidad de correos. Se podría comparar de alguna manera con los apuntes de la carrera; solían estar por temas, por asignaturas, o por cuatrimestres, pero detrás del separador verde estaban los casos prácticos de "Gestión de RRHH" y detrás del rojo estaban los de teoría de la asignatura de "Marketing".
.- Busca el buscador...ese gran olvidado. Se trata de una herramienta que también nos puede ayudar a minimizar el tiempo que dedicamos al correo electrónico, tanto en el trabajo como de manera personal, y que en ocasiones no explotamos todo lo que podríamos. Aunque ya cuando tenemos cualquier duda, solemos googlear para buscar una respuesta, parece que dentro de nuestro gestor de correo esa tendencia no es tan habitual. Es bastante frecuente encontrar a gente ejercitando sus dedos índices en unos ejercicios de scroll interminables, cuando los gestores de correo ofrecen ya opciones de búsqueda avanzada bastante interesantes.
.- El correo electrónico no siempre es la mejor opción. Afortunadamente (o no, según a quién se pregunte) cada día tenemos más alternativas para comunicarnos que podríamos utilizar para reducir la cantidad de mails que enviamos/recibimos. Cuando se trata de alguna incidencia, utilizo un gestor interno destinado para ello, pero no machaco con el correo (es como si cuando pides una pizza por Internet, enviases un mail para asegurarte que han recibido el pedido). Para las preguntas concretas, de sí o no, o sencillas de responder siempre utilizo la mensajería instantánea, que es rápida y en la que se tiende a ser escueto. Para los equipos de trabajo, es también muy útil y práctico el uso de los documentos compartidos, bien en carpetas internas, o utilizar GoogleDocs/Drive o Dropbox; de esta manera se evitan cadenas de envíos a la hora de revisión de documentos, por ejemplo.
En fin, espero que estas ideas puedan ayudar a alguien en su día a día; en mi caso, poco a poco estoy consiguiendo disminuir el tiempo que dedico a la gestión de mi correo, y además de invertir menos tiempo, compruebo que localizar correos o rescatar archivos me cuesta menos trabajo. Al principio, puede llegar a ser un poco tedioso el organizar mails antiguos, fijarse una rutina de revisión del correo, acostumbrarse a enviar enlaces en lugar de adjuntar archivos...pero en muy poco tiempo, veréis cómo notáis la diferencia. Y si a alguien tiene algo que nos pueda ayudar...siempre será bien recibido.
"La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías
en hablar de los problemas que en afrontarlos."
Henry Ford.
